La gestión de flotas tercerizada parece ir en constante aumento. Muchas compañías han entendido que lidiar con los problemas cotidianos inherentes a su parque vehicular no es el centro de su negocio, además de quitarle tiempos y recursos internos que podrían tener foco en tareas claves del negocio.
A la hora de decidir si la tercerización de la gestión de flotas es la solución ideal para cada empresa, hay cuatro variables que podemos considerar:
- Nuestro tipo de negocio
- El número de vehículos de la flota y los activos asociados.
- Las competencias del personal y el staff disponible dentro de la empresa.
- El costo de realizarlo de manera interna o tercerizada
¿Por dónde comenzar este análisis? Para quienes están en el proceso de decisión acerca de la conveniencia o no de delegar la administración de flotas, les compartimos esta guía que puede ser de ayuda en esta instancia.
Hagamos un checklist
Un buen punto de partida puede ser la realización de una descripción detallada de tareas que realiza un administrador de flotas, entre las cuales están:
- Compra y venta de vehículos
- Análisis de posibilidades de financiación de vehículos
- Mantenimiento preventivo y correctivo
- Atención a conductores
- Gestión de licencias
- Capacitación a conductores
- Políticas de seguridad
- Gestión de multas e infracciones
- Seguimiento de vehículos y comunicaciones.
- Recuperación de vehículos
- Reparaciones y seguimiento de talleres
Administrar esta carga de trabajo no suele ser un problema cuando la estructura interna es holgada, sin embargo, cuando escasea el personal y las tareas comienzan a acumularse, eso puede indicar la necesidad de tercerizar los servicios.
Principales miedos a la hora de tercerizar la gestión de flotas
Existe cierta convicción en algunos directivos acerca de que ningún recurso externo podrá conocer mejor las necesidades de la empresa que su propio personal. Sin importar lo bueno que sea el proveedor, las certificaciones y trayectoria que lo avalen, hay un management empresarial que piensa que estar dentro de la compañía y conocerla profundamente genera grandes ventajas competitivas.
A esto se le suma la idea de que nadie negociará mejor que el personal propio las tarifas, acuerdos y servicios inherentes a la flota. Es decir, existe el temor de que el socio de flota no realice el trabajo en beneficio del cliente.
En última instancia, aparece la incertidumbre respecto de si nuestro socio externo podrá entender y acompañar nuestros objetivos y necesidades de crecimiento, para garantizar nuestra competitividad.
Hay buenas noticias y argumentos a favor de estos temores, y te los contamos aquí:
Acceso a know-how e innovación:
Del otro lado del temor a la falta de conocimiento sobre la empresa y sus necesidades, está la fortaleza de todo servicio especializado que podemos contratar: el conocimiento experto en la materia.
Las nuevas ideas, el acceso a las mejores prácticas de la industria, la capacidad analítica integral, pueden resultar invaluables para mejorar y optimizar la gestión actual de la flota.
Servicio atado a resultados:
¿Existe la desconfianza instalada en la capacidad del partner y su vocación por defender nuestros intereses y generar mejores acuerdos? Nada más lejano a eso. Por el contrario, un socio de flotas buscará por todos lo medios mostrar beneficios tangibles de su gestión en favor del negocio del cliente, pues esto es una de las razones que garantizan la continuidad de la alianza.
Foco en lo estratégico:
¿Están tus colaboradores poniendo foco en tu negocio? La subcontratación de la gestión de flotas permite concentrarse en hacer lo que realmente impulsa el negocio. Cualquier flota debe asegurar que el personal realice sus tareas operativas o garantizar que cumpla el objetivo de ser parte de un paquete de beneficios. Tener un departamento de flota dedicado para administrar la flota puede ser un costo y un recurso que innecesario dentro de la estructura organizacional.
¿Qué hay acerca de los costos?
Manejar una flota internamente conlleva un costo de capital: contar instalaciones y el equipo humano adecuados, así como acceso a tecnología especializada.
¿Están disponibles en la empresa las herramientas y los sistemas para administrar la flota de manera eficiente y mejorar la operación? ¿Cuenta la organización con el personal idóneo y calificado para cubrir la amplitud de tareas y responsabilidades que recaen en el gestor de flota?
A modo de síntesis, podemos concluir que la decisión de tercerizar o no la gestión de la flota vehicular de una compañía dependerá de diversos factores:
- El presupuesto disponible
- Los recursos disponibles
- El tamaño de la flota
- Las prioridades del negocio
Es importante recordar que se puede comenzar tercerizando parte de las responsabilidades de gestión de la flota, en lugar de toda la operación. De esta manera, en la medida que vayamos teniendo confianza en nuestro socio, podremos ir delegando mayor volumen de tareas.
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